Подписание кадровых документов требует соблюдения правил, а их нарушение может повлечь признание бланка недействительным с различными негативными последствиями. Право первой подписи в организации принадлежит генеральному директору. Только он имеет право подписывать любую документацию по умолчанию без дополнительной доверенности или приказа. В больших организациях директор не успевает справляться со всем документооборотом, поэтому он может делегировать полномочия ответственным должностным лицам.
Читайте, что нужно учитывать при подписании кадровых документов, кто участвует в этой процедуре, как определить содержание и форму документации.
Кто может подписывать кадровые документы?
В небольших предприятиях руководитель самостоятельно решает все вопросы, поэтому он и подписывает документы, сам отвечает за их подлинность и правильность составления. В крупных компаниях подписанием кадровых документов могут заниматься следующие лица:
- Сотрудник кадровой службы. Специалист по кадрам занимается составлением приказов, протоколов, актов должностных инструкций и других документов, директор передают ему право подписания.
- Ответственные лица, назначенные директором. Например, если кадровик находится в отпуске, в командировке или на больничном, право подписания документов может быть передано главному бухгалтеру или бухгалтеру.
Во всех случаях на документах должна ставиться только «живая» или электронная цифровая подпись. Использование факсимиле для подписания трудовых договоров или других кадровых документов считается нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. При выявлении такого нарушения ИП может грозить штраф в размере до 5 тыс. рублей, а юридическому лицу – до 50000 рублей.
Удобный и быстрый способ подписания кадровых документов — система ЭДО
Где нельзя использовать факсимиле?
Факсимильные подписи широко применяются в крупных организациях, где руководитель физически не успевает подписывать все документы. Однако в кадровой документации факсимиле использовать запрещено, так как такие документы являются особенно важными для организации, и руководитель несет личную ответственность за их содержание и правильность заполнения.
Факсимиле запрещено использовать для всех типов кадровых документов:
- Приказов о трудоустройстве, увольнении, переводе на другую должность и т.д.;
- Трудовых договорах, заключаемых с сотрудниками;
- Должностных инструкций для персонала;
- Положений об оплате труда;
- Правилах внутреннего распорядка;
- Положений об оплате труда и другой документации.
Во всех случаях руководитель или сотрудника кадрового подразделения использует живую или цифровую подпись. Электронные бланки и формы можно быстро и удобно оформлять, согласовывать и подписывать в системе «Добыто. Документы».
Как передать полномочия ответственному сотруднику?
Если руководитель хочет передать полномочия по подписанию документов специалисту кадровой службы или другому сотруднику, он должен издать соответствующий приказ. Локальный нормативный акт должен содержать следующую информацию:
- Название и реквизиты юридического лица;
- Дата издания наименование приказа и цель его издания, например, «для своевременной подготовки документов»;
- ФИО ответственного сотрудника и его должность;
- Перечень полномочий, которые будут передаваться специалисту, нужно указать в приказе ( какие документы он сможет подписывать);
- Дата и сроки, на которые делегируются полномочия. Если они передаются бессрочно, это также нужно указывать в приказе;
- Подпись руководителя организации, дающего право подписи сотруднику.
Если полномочия передает ИП, он должен оформить доверенность на сотрудника, которому предоставляется право подписывать кадровую документацию. В доверенности указывается номер, дата составления данные доверителя и доверенного лица. Также нужно прописать полный перечень документов, которые доверенное лицо сможет подписывать без согласования с руководителем.
В доверенности обязательно прописывается конкретный срок действия. Если он не указан, то формально она будет действовать в течение одного года с момента подписания. Доверитель имеет право в любой момент прекратить действие доверенности и отозвать полномочия доверенного лица.
Совет эксперта: если руководитель передает право подписи другому лицу без оформления доверенности или приказа, эта информация обязательно должна быть внесена в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Если это не было сделано, подпись такого сотрудника может быть признана недействительной.
Правила подписания документов по приказу и по доверенности
Если руководитель передал право подписания бумаг другим сотрудникам, необходимо соблюдать правила при заверении документации. Например, если главный бухгалтер временно выполняет в организации функции кадровика о доверенности, выданной руководителем, это обязательно должно быть отражено в подписи. Например, «Главный бухгалтер (по доверенности от 18.06.2023 № 23)».
Такая подпись дает возможность надзорным ведомствам проверить, действительно ли руководитель выдал доверенность под номером 23 и не истек ли срок ее действия. Нельзя использовать формулировки вроде «за кадрового специалиста» — уполномоченный сотрудник стал доверенным лицом руководителя, поэтому получил весь набор полномочий и формально не является замещающим лицом.
Необходимо оформить согласие от работника, чтобы подписывать его кадровые документы в электронном виде
Кто должен подписывать документ, если директор отсутствует?
Право первой подписи есть только у директора организации. Кто должен подписывать документы, если в небольшой организации нет собственного уполномоченного кадрового специалиста, а директор по каким-либо причинам отсутствует? В этом случае необходимо заранее предусмотреть выход из такой ситуации. Возможные варианты:
- Заранее внести в учредительные документы и в реестр ЕГРЮЛ данные сотрудника, обладающего правом подписи. Обычно это заместитель директора или главный бухгалтер организации.
- Заранее подготовить доверенность со сроком действия на 1 год и периодически продлевать ее. В ней указываются данные уполномоченного лица который будет действовать от имени директора, если того по каким-либо причинам нет на рабочем месте.
- Подготовить приказ, дающий право уполномоченному сотруднику подписать один конкретный документ. Это можно сделать, если ранее не были проработаны варианты альтернативного подписания документов при отсутствии руководителя.
Если документ подписывает сотрудник, временно исполняющий обязанности директора, он не должен использовать формулировку «за …». Прописывается именно основная должность сотрудника и указываются реквизиты приказа или доверенности, на основании которых ему было предоставлено право подписи. Полномочия по подписанию кадровых документов легко настроить в системе ЭДО «Добыто. Документы».
Мнение эксперта. Если документ подписан с нарушением установленных правил, он может быть оспорен в судебном порядке. В случае с кадровой документацией, это грозит организации неприятными последствиями. Например, если неверно подписан документ об увольнении сотрудника, работник может оспорить его в суде, и увольнение будет признано недействительным. Предприятие обяжут выплатить работнику зарплату за все дни, в течение которых он продолжал числиться в штате, да еще и компенсировать судебные издержки. Чтобы предотвратить финансовые потери и разбирательства, необходимо крайне внимательно относиться к оформлению подписи.
Можно ли использовать цифровую подпись при подписании кадровой документации?
Новые технологии коснулись и кадрового документооборота. Кадровики получили возможность вести электронные трудовые книжки сотрудников, также можно заключать трудовые договоры с сотрудниками в электронном формате без оформления бумажной версии документа. Это касается и работников, которые трудоустраиваются по договору гражданско-правового характера.
По другим видам кадровой документации пока нет единых четких указаний, однако кадровик может ориентироваться на положения Федерального закона «Об электронной подписи» №63‑ФЗ. Этот нормативный акт приравнивает бумажные документы к электронным по юридической силе, поэтому нет ограничений на ведение в цифровом формате любых других видов кадровой документации.
Сотрудникам кадровой службы, имеющим право подписывать документы, требуется оформление квалифицированной электронной подписи (КЭП). С ее помощью можно подписывать больничные листы, оформлять различные виды кадровой отчетности, заключать договоры с сотрудниками и оформлять любые другие виды документации.
Организация может предоставить сотруднику КЭП на рабочем месте и заключить с ним соглашение о ее использовании. Более того. Даже если организация до сих пор работает только с бумажной документации, руководителю кадровой службы все равно потребуется оформлять цифровую подпись, чтобы заполнять различные виды отчетности и подавать их в электронном виде.
В электронный вид можно переводить следующие разновидности кадровой документации:
- Индивидуальные и коллективные договоры с сотрудниками;
- Трудовые договоры;
- Приказы о трудоустройстве сотрудников;
- Соглашения с персоналом об изменении условия трудового договора;
- Все разновидности локальных нормативных актов, издаваемых в организации;
- Рафики отпусков рабочих смен, работы вахтовым методом для персонала;
- Ученические договоры с сотрудниками, проходящими обучение на предприятии.
Во всех перечисленных случаях допускается подписание документа электронной цифровой подписью.
Мнение эксперта. Введение права использования ЭЦП для кадровых документов значительно упростило взаимодействие с удаленными сотрудниками. Теперь им необязательно лично посещать офис организации, который может располагаться в другом городе, или получать документацию по почте. Электронная цифровая подпись придает документу такую же юридическую силу, как и обычная: ее нельзя отменить или убрать.
Примерная схема движения кадрового документа в системе делопроизводства
Какие документы нельзя подписывать электронной подписью?
Трудовое законодательство предусматривает несколько исключений в области электронного документооборота. Некоторые виды кадровых документов по-прежнему должны оформляться только в бумажном формате и подписываться «живой» подписью руководителем и сотрудниками. В ту категорию попадают следующие разновидности документации:
- Акты о несчастных случаях на производстве. К этим документам предъявляются особо строгие требования по оформлению, поэтому для з заверения используется исключительно «живая» подпись;
- Приказы об увольнении сотрудников. Такой документ может стать причиной судебного спора, поэтому он должен быть подписан лично руководителем в традиционном формате;
- Документы, подтверждающие, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. Работники должны подписывать и собственноручно, электронная подпись в этом случае использоваться не может.
Соответствующие разъяснения присутствуют в письме Минтруда Письмо Минтруда РФ от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Нарушения установленных правил приведут к признанию электронных версий перечисленных выше документов недействительными. Это может привести к негативным последствиям для руководства предприятия.
Акты о несчастных случаях и инструктажи по охране труда в первую очередь проверяются надзорными ведомствами при расследовании производственных травм и аварий, поэтому они должны быть оформлены в традиционном формате с соблюдением всех требований.
Преимущества перевода кадрового документооборота в электронный формат
Получение электронной цифровой подписи и перевод кадрового документооборота в электронный формат выгодно не только крупным компаниям, но и более мелким организациям, в том числе ИП. У электронного формата кадровых документов есть несколько преимуществ:
- Простота оформления благодаря возможности заранее подготовить шаблоны и вносить в них изменения. Любые кадровые документы можно будет подготавливать намного быстрее – это экономит время сотрудников и позволяет успешно справляться с большими объемами работы.
- Возможность оперативно информировать сотрудников о любых изменениях в деятельности предприятия. Корпоративная рассылка электронных версий документов дает возможность оповестить персонал о новом графике, изменении условий труда и не только.
- Удобное взаимодействие с удаленным персоналом. Он будет получать документы, имеющие ту же юридическую силу, что и бумажные копии.
- Возможность оптимизировать работу между отделами, ускорить набор сотрудников, оформление приема на работу и т.д. Цифровые технологии позволяют мгновенно обмениваться информацией, что особенно важно для крупных организаций со сложной иерархией и большим количеством подразделений.
Все больше организаций переходят на электронный документооборот и отказываются от традиционного заполнения бумажной документации. Новые технологии делают работу кадровых сотрудников более эффективной, что в итоге ускоряет и упрощает взаимодействие с персоналом. Рекомендуем подключить к системе ЭДО «Добыто. Документы» — это современное решение для всех видов компаний.
Использование цифрового сервиса для электронного документооборота
Специализированный сервис позволит оптимизировать электронный документооборот и подписание кадровых документов. Электронная подпись представляет собой цифровой ключ в виде шифра, она составляется с помощью криптографических алгоритмов. Она имеет ряд преимуществ:
- Как и физическая подпись, ЭП заверяет документ, ее нельзя отменить или убрать. Такое удостоверение документа обеспечивает ему надежность.
- Электронную подпись крайне сложно подделать, она будет надежно защищенной от злоумышленников. С ее помощью можно будет удостоверить документ и гарантировать ему защиту от подделок.
- Значительно сокращается время оформления документов. Благодаря шаблонам можно будет уменьшить напрасные потери рабочего времени.
Для заверения документа необходимо использовать специальную платформу для электронного документооборота. Недостаточно простой отправки по электронной почте.
Отличия в процессах делопроизводства в бумажном и электронном виде
Заключение
- Электронный документооборот всего за несколько лет стал объективной реальностью для многих российских компаний различного масштаба.
- Изменения трудового законодательства дают возможность использовать электронную цифровую подпись для подписания кадровых документов с приданием ей юридической силы.
- Новые возможности упрощают документооборот, помогают сэкономить время и упростить взаимодействие с удаленными сотрудниками.
