Кадровое делопроизводство относится к наиболее трудоемким процессам работы с документацией в любой организации. Оформление трудовых договоров, штатного расписания в соответствии с действующими нормами Трудового кодекса РФ, подготовка аналитических отчетов и сдача отчетности в контролирующие органы, своевременное ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами – вот некоторые из составляющих делопроизводства в отделе кадров. Только с опытом специалист по работе с кадрами способен безошибочно оформлять и вести всю документацию. Но для этого необходимо знать основы кадрового делопроизводства.
Читайте, что входит в основы кадрового делопроизводства, как организовать его ведение в организации, какие документы по кадрам необходимо вести в обязательном порядке.
Определения
Кадровое делопроизводство – деятельность, связанная с формированием, согласованием, утверждением кадровых документов и отправкой отчетности. За соответствующую деятельность в компании отвечает отдел кадров, отдельный специалист (кадровик) или сотрудник по совмещению профессиональной деятельности (бухгалтер, секретарь).
Отдел кадров – внутреннее подразделение компании, ее филиала или офиса, специалисты которого занимаются ведением кадровой документации и управлением персоналом.
Кадровый документооборот – «жизненный цикл» кадровых документов (составление или заполнение по типовым формам, согласование, утверждение, сдача в контролирующие органы).
Суть делопроизводства заключается в работе с различной документацией
Основы ведения кадрового делопроизводства
Деятельность отдела кадров регламентируется нормативно-правовыми, законодательными актами и локальными нормативными актами. Как правило, основным документом, определяющим порядок работы кадровиков, является инструкция по делопроизводству. В инструкции один из разделов называется «Организация кадрового делопроизводства». Впрочем, инструкция – документ необязательный, и его разработка занимает дополнительное время сотрудников отдела кадров.
Кадровое делопроизводство включает в себя следующие направления деятельности:
- Первичный кадровый документооборот в бумажном и/или электронном виде. Оформление, согласование, отправка на утверждение руководству документов, связанных с кадрами (трудовые договоры, ЛНА, штатное расписание, должностные инструкции и пр.).
- Хранение кадровых документов в соответствии с требованиями Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. Например, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении должны храниться не менее 75 лет, если они созданы до 01.01.2003 г. и не менее 50 лет, если они были оформлены позднее указанного срока.
- Консультирование персонала по вопросам трудовых отношений. Сюда также относится обязательное знакомство сотрудников с локальными нормативными актами, предоставление консультаций по нормам действующего трудового законодательства – кадровики должны иметь навыки юристов.
- Оформление по запросу сотрудников и должностных лиц организации выписок из кадровых документов, информацию о стаже, компенсациях, льготах и пр. Также специалисты отдела кадров должны выдавать трудовые книжки при увольнении, оформлять выписки из них в бумажном или электронном виде в зависимости от того, в какой форме выписки запросят работники.
- Работа в корпоративных, внешних информационных системах и цифровых сервисах для ведения кадрового электронного документооборота и учета, управления персоналом.
Мнение эксперта. Под управлением персоналом подразумевается деятельность, направленная на создание условий для труда, повышения мотивации сотрудников. Организация корпоративов, тренингов и отправка на курсы повышения квалификации, поощрение работников бонусами при отличных показателях по должности также способствуют мотивированию.
«Подводные камни» кадрового делопроизводства
Кадровики сталкиваются с рядом сложностей во время ведения кадрового документооборота. Вот лишь некоторые из них:
- На законодательном уровне нет строгих требований в отношении кадровых процессов – даны лишь рекомендации Минтруда, ФНС, Росстата. Но при сдаче отчетности или при проведении внеплановых проверок контролирующие органы требуют документы строго по установленной форме. Необходимо учитывать все поправки в законы.
- Отчетность в разные контролирующие органы. Сотрудникам отдела кадров необходимо сдавать отчеты в ФНС, Росстат, Центр занятости, Социальный фонд России, военкомат. Сроки сдачи отчетности разные, и зависят от характера деятельности компании, её среднесписочной численности.
- Требуется контролировать ознакомление сотрудников с принимаемыми документами. Кадровикам приходится отслеживать ознакомление персонала с локальными нормативными актами (как общими, так и в отношении отдельных сотрудников), приказами и инструкциями, изменениями в них.
Часто начинающие кадровики допускают ряд банальных ошибок, за которые организация может поплатиться большими штрафами:
- Не требуют все необходимые документы при приеме на работу, без которых нельзя заниматься определенной деятельностью (медицинские справки и свидетельства, справки об отсутствии судимости).
- Оформляют в штат сотрудников на должности, отсутствующие в штатном расписании. Сюда же можно причислить оформление на работу, не соответствующую специальной оценке условий труда (СОУТ).
- Дополнительная работа на той же должности. Например, бухгалтер не может по совмещению выполнять обязанности другого бухгалтера, но может выполнять работу кадровика. Должность кадровика при этом должна быть внесена в штатное расписание.
От кадровых специалистов требуется знание Трудового кодекса РФ, ряда федеральных и региональных законов, иных нормативных актов. Помимо законодательства в области кадров необходимо знание основ бухгалтерии, экономики, охраны труда. Требуется обеспечение правильного хранения документации. Бланки трудовых книжек и вкладыши к ним относятся к документам строгой отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, запираемом металлическом шкафу или в специальном помещении.
На сайте Минтруда РФ можно найти методические и нормативные материалы о нюансах кадрового делопроизводства
Что необходимо знать каждому специалисту по кадрам при ведении кадрового делопроизводства?
Кадровое делопроизводство – составляющая общего делопроизводства в организации. Поэтому кадровику необходимо знать основы работы с документами, общие правила их оформления и утверждения, хранения, включая подготовку к архивному хранению.
Специалист должен уметь работать с кадровой документацией в правовом поле РФ, при этом защищая интересы работодателя, не ущемляя прав сотрудников. Зачастую такой баланс соблюдать достаточно трудно – особенно с учетом частых изменений в федеральных законах, Трудовом кодексе. Все чаще в продаже появляется специализированная литература, затрагивающая разные аспекты трудовых вопросов, в центрах дополнительного образования предлагают очные и дистанционные курсы для специалистов по кадрам.
Собственная юридическая грамотность – еще и основа того, что кадровик сам будет соблюдать законы и требовать этого от работодателя в отношении себя и остального персонала. Поэтому обязательно изучение Трудового кодекса РФ, федеральных нормативных актов, регулирующих вопросы трудового права, охраны труда.
Кадровая документация может быть оформлена как по типовым формам, обязательным для каждого типа документов, так и в свободной форме. Нередко это вызывает сложности у начинающих кадровиков. Тут нужно понимать, что заново разрабатывать подавляющее количество документов не требуется – почти всегда можно использовать шаблон, образец, внося в него корректировки в соответствии с текущими задачами и спецификой деятельности компании. Поэтому сотрудник отдела кадров должен иметь представление о текущих типовых формах, о шаблонах документов (например, трудовых договоров).
Мнение эксперта. Иногда некоторые группы внутренних (локальных) документов противоречат друг другу, дублируются – отсутствие порядка в кадровом делопроизводстве значительно осложняет работу кадрового специалиста. В некоторых случаях допускается несколько вариантов – в качестве примера можно привести трудовой договор и должностные инструкции. Если в организации введены должностные инструкции, то обязанности по должности вновь оформляемых сотрудников в договоре можно не указывать – достаточно дать отсылки к инструкции. Только до заключения трудового договора работник обязательно должен ознакомиться с должностной инструкцией под подпись. Если должностные инструкции, являющиеся необязательными, в организации не введены, тогда обязанности перечисляются в трудовом договоре в явном виде, исключая возможность двойной трактовки или «размытости» (фразы типа «и другие должностные обязанности»).
Способы автоматизации кадрового делопроизводства
Можно выделить следующие способы ведения кадрового учета:
- Отсутствие автоматизации – все документы оформляются вручную.
- Использование электронных таблиц (Excel, Google таблицы). Типовое решение, при котором табличные данные вносятся вручную.
- Коробочные решения – специализированное ПО, разработанное для нужд конкретного бизнеса. Достаточно дорогое решение, целесообразное для крупных компаний.
- ERP-системы. Программное обеспечение для управления бизнес-процессами, кадрами, финансами предприятия.
- HRM-системы. Системы управления персоналом, способствующее автоматизации организации труда и кадрового администрирования.
- BPM-системы. Корпоративные программные решения для управления бизнес-процессами.
- Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). Программный продукт или облачное решение с веб-интерфейсом для автоматизации ведения кадрового документооборота в электронном виде.
Выбор системы автоматизации напрямую зависит от специфики бизнеса, общего количества сотрудников в штате, наличия обособленных подразделений при ведении централизованного учета кадров и документов.
Оптимальными в плане функционала, стоимости, надежности и безопасности считаются системы КЭДО. Они не только помогают формировать документы, создавать и отправлять отчеты в надзорные органы, но и помогают мотивировать сотрудников. К плюсам систем кадрового электронного документооборота можно отнести следующее:
- Возможность мгновенной отправки документов как внутри организации – например, сотрудникам для ознакомления с локальными нормативными актами, приказами, так и руководству, обособленным структурным подразделениям, в другом районе города, других городах. Не нужно самостоятельно относить бумажные версии документов, получать от работников подпись в журналах учета – отправка, знакомство и цифровая подпись существенно сэкономят время персонала.
- Повышение лояльности сотрудников к руководству. Процессы взаимодействия по трудовым вопросам становятся прозрачными. Подписанный квалифицированной электронной подписью документ не может быть изменен. Сотрудники в системе КЭДО сразу получают уведомления, когда получают документы, связанные с ними, с их должностными обязанностями.
- Простая выписка из электронной трудовой книжки. Если работник откажется от ведения традиционной бумажной трудовой книжки, то получит ряд преимуществ. Один из плюсов – возможность получать выписки самостоятельно. Не нужно ходить в отдел кадров, ожидать оформления выписки. При этом по запросу сотрудник имеет право получить выписку о стаже в бумажном виде.
- Автоматизация бизнес-процессов. Любой сотрудник, имеющий соответствующие права доступа, может в любое время узнать, на какой стадии находится утверждение документа, в каком отделе процесс «застопорился». Можно автоматизировать процесс формирования электронных документов на основе ранее созданных шаблонов.
Мнение эксперта. Конечно, переход на кадровый электронный документооборот сопряжен с рядом трудностей – требуется анализ текущих кадровых процессов и используемых в организации документов, которые можно оцифровать. Необходим выбор платформы и подготовка локальных нормативных актов о решении внедрить КЭДО. При большом количестве бумажных документов их оцифровка займет определенное время, но все усилия будут вознаграждены.
Примерный маршрут документа в кадровом делоприозводстве
Вопросы и ответы
Какие требования к кадровикам, должностные обязанности изменились в 2023 году?
На предприятиях, в которых используется профстандарт, необходимо руководствоваться положениями Приказа Минтруда № 109н от 09.03.2022 г. В соответствии с документом определен профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом».
Обязан ли кадровик при организации кадрового делопроизводства выполнять дополнительные обязанности?
Директорам компаний лучше отказаться от ряда обязанностей в отношении должности кадровика: обучение по гражданской обороне, пожарная безопасность, охрана труда, поскольку это возлагает на специалиста не только дополнительную ответственность, и значительный объем работ.
Если сотрудник отдела кадров не сможет справляться со всеми дополнительными обязанностями, то за нарушения в отношении организации может наступить административная ответственность и крупные штрафы. Впрочем, в законе прямо не сказано, что специалист по кадровому учету не может выполнять дополнительную работу по совмещению, если она обозначена в должностной инструкции и трудовом договоре.
Кто может заниматься кадровым делопроизводством?
Специальных требований к кандидату на должность кадровика нет – достаточно среднее или высшее образование с последующим прохождением переподготовки в центре дополнительного образования. Занимать руководящие должности (менеджер по персоналу, начальник отдела кадров) может только сотрудник с высшим образованием.
Перечень обязательных документов для кадрового делопроизводства
Заключение
- Кадровое делопроизводство, с одной стороны, может показаться простой трудовой деятельностью – достаточно вести учет кадровых документов, пользоваться шаблонами и типовыми формами, своевременно сдавать отчетность.
- Только в небольших компаниях на кадровика, как правило, возлагают дополнительные обязанности – например, по охране труда. Такие обязанности подразумевают оформление несчастных случаев на предприятии, обязательное проведение инструктажа, специальной оценки условий труда. Это большая работа, за нарушения в которой предусматривается административная ответственность.
- Все должностные обязанности кадровика указываются в должностной инструкции или трудовом договоре. В целом, переход на кадровый электронный документооборот существенно упрощает трудовые отношения, облегчает работу специалистов по кадрам, освобождает больше времени на решение более важных задач, в том числе и обязанностей по совмещению.
