Кадровое делопроизводство в организации сопряжено со многими сложностями, и один из наиболее сложных процессов заключается в правильном ведении отчетности. Кадровики предоставляют отчеты в налоговую службу, Социальный фонд России и еще ряд ведомств. Малейшие ошибки в отчетности могут повлечь за собой административную ответственность, крупные штрафы.
Читайте, в чем заключается кадровый учёт в организации, какую отчетность по кадрам нужно вести и сдавать, в чем заключаются преимущества электронного документооборота.
Определения
Кадровый учет – комплекс процессов и мер, направленный на регламентирование (документальное подтверждение) трудовых отношений между работодателем и работниками. Вести учет должны государственные учреждения, коммерческие организации, индивидуальные предприниматели.
Кадровые отчеты – документы, предоставляемые компанией в соответствующие государственные органы для отчетности по персоналу, а также для руководства и текущего кадрового учета. Чаще всего под отчетностью подразумевают подготовку документов по типовым формам для сдачи в госорганы (Социальный фонд России, Росстат, Центр занятости, военный комиссариат).
Виды отчетов
Все кадровые отчеты делятся на 2 группы:
- Внешние. Предоставляются в контролирующие органы. Сдача внешних отчетов обязательна для организаций всех форм собственности, индивидуальных предпринимателей.
- Внутренние. Документы, подготавливаемые отделом кадров для руководства. Для небольших фирм не являются обязательными, но помогают вести организованный кадровый учет.
По содержанию отчеты могут быть:
- статистическими – содержат только цифры, показатели за отчетный период;
- аналитическими – содержат аналитические данные (что было до отчетного периода, что стало, почему так произошло).
Внешние отчеты – всегда статистические. Внутренние могут быть как статистическими, так и аналитическими. Для руководства, топ-менеджеров интерес представляют именно аналитические отчеты, поскольку они отражают текущие проблемы в кадровых вопросах.
Состав кадровой отчетности постоянно меняется и дополняется со стороны государства
По срочности можно выделить отчетность:
- ежемесячную;
- ежеквартальную;
- ежегодную;
- предоставляемую по мере необходимости (например, при заключении или расторжении трудового договора с иностранным гражданином).
Отчеты для контролирующих органов сдают по специально утвержденным формам. Внутренние отчеты можно подготавливать как в свободной, так и утвержденной по локальному нормативному акту форме.
В зависимости от носителя информации кадровые документы могут быть бумажными и электронными. В соответствии с действующим законодательством только 3 кадровых документа обязательно оформляются в бумажном виде – приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документация, свидетельствующая о прохождении сотрудниками инструктажей по охране труда.
Куда необходимо отправлять отчеты?
Своевременная сдача кадровой отчетности – обязанность каждого работодателя. В отличие от бухгалтерской отчетности, сдаваемую в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика, кадровые отчеты необходимо предоставлять в несколько контролирующих органов:
- По необходимости (нерегулярная отчетность) – в МВД в случае найма или увольнения иностранного гражданина, службу занятости при сокращении штата, ликвидации компании, военкомат при наличии трудовых договоров с военнообязанными гражданами и гражданами, подлежащими мобилизации.
- Каждый месяц – в Росстат (статистическая информация о сотрудниках, крупными компаниями по форме № П-4), службу занятости (данные о вакантных рабочих местах, особое внимание уделяют, если на предприятии созданы места для трудоустройства людей с ограниченными физическими возможностями), Социальный фонд России (сведения обо всех застрахованных лицах).
- Ежегодно или раз в 2 года – в Росстат (каждые 2 года по форме № 57-Т)
Мнение эксперта. Обратите внимание, что в электронном виде налоговую отчетность по кадрам обязаны сдавать все организации, в которых среднесписочная численность по штатному расписанию превышает 100 человек за отчетный период (предыдущий календарный год). Но есть исключения: 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам, если взносы за отчетный период начислялись не более 10 сотрудникам, ЕФС-1 (ранее — СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, 4-ФСС, ДСФ-1) при условии, что численность персонала не более 10 человек. С 2022 г. в Росстат все отчеты сдаются только в электронном виде.
Отчеты в налоговую инспекцию
Ранее кадровики должны были сдавать в налоговую инспекцию отчеты по форме СЗВ-М. С 1 марта 2023 года действует единая форма ЕФС-1, отчет по которой сдают в Социальный фонд России. В налоговую инспекцию предоставляют персонифицированные сведения по физическим лицам. В отчете указывают персонифицированные сведения и суммы ежемесячных выплат. Предоставляется документ до 25-го календарного дня.
Отчеты в военкомат
В соответствии с законом № 53-ФЗ, Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 г. № 719, Методическим рекомендациям по ведению воинского учета и Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета каждый работодатель, у которого в штате состоят военнообязанные сотрудники, обязан подавать отчеты в военный комиссариат.
Обязанность кадровика заключается в заполнении карточки по форме № 10, предоставлении сведений в военкомат при найме и увольнении работников. Работодатель обязан уведомлять работников о повестках – если не уведомить работника о том, что на него пришла повестка в бумажном или электронном виде, то работодателю грозит штраф до 400 тыс. рублей.
Мнение эксперта. В связи с текущей обстановкой в РФ кадровым сотрудникам необходимо следить за изменениями в законодательстве – в частности, за особенностями предоставления отчетов в военкоматы по лицам, подлежащим мобилизации. Учитывайте изменение возраста лиц, подлежащих воинскому учету и мобилизации.
Разъяснения Минтруда РФ о порядке сдачи отчетности в электронном виде
Отчеты для Росстата
В Росстат отчеты по форме № П-4 предоставляют все работодатели за исключением субъектов малого предпринимательства, объединений и фермерских хозяйств, благотворительных фондов, общественных организаций при условии, что среднесписочная численность за 2 отчетных года не превышала 15 человек и годовой оборот – не превышает 800 млн. руб.
Сроки сдачи отчетности для Росстата:
- При среднесписочной численности свыше 15 человек или годовом обороте свыше 800 млн. рублей – ежемесячно, до 15-го календарного числа.
- При численности в штате менее 15 человек и годовом обороте менее 800 млн. руб. – ежеквартально.
- Для благотворительных фондов, фермерских хозяйств и иных организаций, которые не должны предоставлять отчетность в Росстат ежемесячно или ежеквартально – сдача раз в год по форме № 1-Т (условия труда).
По форме № П-4 (НЗ) в Росстат сдают сведения работодатели, имеющие в штате менее 15 сотрудников, и не относящиеся к субъектам малого предпринимательства. Сдавать такую отчетность необходимо до 8-го числа месяца, следующего за отчетным.
Форма № 57-Т обязательна для сдачи для тех работодателей, которые включены в выборку Росстата (сведения о зарплате работников по профессиям и должностям). Сдача – раз в 2 года, по нечетным годам.
Отчеты для СФР
В Социальный фонд России необходимо сдавать отчетность в электронном виде по форме ЕФС-1. При этом разделы и подразделы, входящие в единый бланк, можно заполнять и отправлять отдельно:
- Перевод, переименование, запрет занимать те или иные должности – не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
- Кадровые процедуры, связанные с трудовым договором (прием на работу и увольнение, приостановление или возобновление ТД) – не позднее следующего рабочего дня после процедуры.
- Информация по трудовому стажу (ежегодно) – до 25 января года, следующего за отчетным.
- Выход сотрудника на пенсию, подача заявления о предоставлении срочной пенсии – не более 3-х календарных дней с даты подачи заявления сотрудником.
- Ликвидация предприятия – до месяца с момента утверждения промежуточного ликвидационного баланса.
- Реорганизация компании – в течение месяца с момента утверждения соответствующего документа.
- Прекращение статуса адвоката или нотариуса – в день снятия с регистрационного учета.
- Данные о коллективных трудовых спорах по форме 1-КТС – на 3-й календарный день после отчетного месяца.
- Приложение к форме № 7-травматизм (по обновленной форме) – до 1 марта.
Форма ЕФС-1 введена недавно. Поэтому желательно изучить все рекомендации по ее заполнению, чтобы избежать ошибок.
С 2023 года новые и старые виды отчетов сдаются в Социальный фонд РФ
Отчеты в службу занятости
Отчетность в ЦЗН (Федеральную службу по труду и занятости) предоставляется до 10 января года, следующего за отчетным. При этом работодатель обязан предоставлять следующие отчеты:
- О ликвидации предприятия, прекращении деятельности ИП.
- О сокращении штата, возможном расторжении трудовых договоров.
- О ведении неполного рабочего дня или сокращенной недели.
- О введении приостановки деятельности предприятия.
- Об организации дистанционной работы на карантине или в иных ситуациях, установленных на законодательном уровне или по внутренним приказам.
- Об отпусках без сохранения зарплаты.
- О процедуре банкротства организации.
- О выделении мест для инвалидов (лиц с ограниченными физическими возможностями), включая сведения о локальных нормативных актах, в которых обозначены условия и правила о приеме на работу инвалидов.
- О содействии трудоустройства инвалидов – сведения о профессиональной реабилитации и содействии занятности инвалидов.
Необходимо помнить об обязательном уведомлении ЦЗН о случаях массового высвобождения сотрудников (сокращение, увольнение при ликвидации).
Что будет за нарушения?
Предоставление отчетов с ошибками, несвоевременная сдача влекут за собой административную ответственность. Сумма штрафов зависит от того, какую отчетность не предоставил работодатель или предоставил с ошибками. Также штрафы возможны за предоставление отчетов в неправильной форме (электронном или бумажном виде, когда для конкретного документа действует строго определенная форма предоставления).
Как сдавать отчетность?
В соответствии с изменениями в законодательстве вся статистическая отчетность сдается в электронном виде. Сдать отчеты можно несколькими способами:
- Единая система сбора отчетности (ЕССО).
- Портал «Госуслуги» или официальные сайты контролирующих органов (СФР, ФНС, Росстат).
- Через платформы организаций, предоставляющих услуги системы электронного документооборота (только в аккредитованных).
Мнение эксперта. Сдача отчетов через бесплатные системы сопряжена с рядом сложностей. Во-первых, действуют ограничения на количество документов в электронном виде. Во-вторых, необходимо пройти регистрацию с получением идентификатора. В третьих, пользователи должны самостоятельно устанавливать на ПК сертификат электронной подписи и СКЗИ. Наконец, при сдаче отчетности в ФНС отсутствует бесплатная техническая поддержка – если возникнет сбой при отправке отчета, то придется обращаться к специалистам службы поддержки на платной основе. Удобнее и проще сдавать отчетность через специализированные платформы коммерческих организаций, аккредитованных для оказания услуг в сфере электронного документооборота.
Трудности кадрового учета
Кадровики сталкиваются с несколькими проблемами:
- Большой штат, и, следовательно, большое количество документов, оформляемых на каждого сотрудника.
- Несколько источников информации – CRM, 1С, система электронного документооборота, внутреннее ПО, таблицы.
- Копирование информации вручную из баз данных, что занимает до 30-40% рабочего времени.
Решить перечисленные выше проблемы можно за счет автоматизации кадрового учета посредством внедрения системы кадрового электронного документооборота (КЭДО). С помощью КЭДО удается сократить время, затрачиваемое сотрудниками отдела кадров на оформление, согласование, утверждение кадровых документов. Исключаются затраты на оплату услуг курьерских, почтовых служб при отправке документов. Отсутствуют расходы на печать (бумагу, тонер, обслуживание оргтехники). Повышается эффективность работы отдела кадров – кадровики смогут больше времени уделять прямым обязанностям, а не оформлению документов.
Преимущества кадрового электронного документооборота
Кадровый электронный документооборот позволит организации получить следующие выгоды:
- Экономия рабочего времени сотрудников отдела кадров – до 40 %.
- Не нужно ходить из кабинета в кабинет для согласования документов.
- Отправка документации в электронном виде в надзорные органы занимает секунды.
- Всегда можно узнать о получении документов в контролирующих органах, о необходимости правок.
Еще одно преимущество – отсутствие архивного хранения документов. Не требуется покупка сейфов и металлических шкафов, обустройство специализированных помещений (архивов).
Электронный учет и делопроизводство можно вести в различных программах
Вопросы и ответы
Что будет, если вовремя не сдать кадровую отчетность?
В отношении работодателя наступает административная ответственность. Сумма штрафа зависит от того, какие именно отчеты не были сданы, и от срока задержки. В некоторых контролирующих органах штраф назначают за сдачу отчета в ненадлежащей форме (например, в электронном виде в налоговую инспекцию, если организация обязана сдавать отчеты в бумажной форме).
Можно ли сдавать отчеты в электронном виде в СФР?
Да, и даже нужно по форме ЕФС-1 – данная форма заменяет ранее действующие 4 формы, сдаваемые в ПФР и Налоговую инспекцию. Сдача отчета только в электронном виде. Отправить отчетность можно на сайте СФР, через платформу КЭДО, либо через портал «Работа в России».
Как сдавать отчеты в СФР в 2023 году?
Отчетность в Социальный фонд России предоставляется только в электронном виде по форме ЕФС-1. Данная форма заменяет собой 4 ранее действующие формы, сдаваемые кадровиками в 2022 году. Формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД не действительны.
Заключение
- Кадровая отчетность – обязательная документация любой организации. Отсутствие или ненадлежащее ведение кадровых документов приводит к административной ответственности работодателя.
- Нарушение трудового законодательства – одно из самых затратных среди внешнего документооборота. Поэтому важно своевременно сдавать кадровую отчетность в установленном законом порядке. Некоторые документы работодатели должны сдавать исключительно в электронном виде. Это касается отчетов в СФР и налоговую инспекцию.
- Переход на кадровый электронный документооборот позволит существенно снизить нагрузку на отдел кадров, повысить эффективность работы кадровиков.
