Системы кадрового учета

Системы кадрового учета (СКУ) – это софт, разработанный для автоматизации процессов, которые связаны с управлением персоналом в организации. Они предназначены для сбора, хранения, обработки и анализа данных о сотрудниках, их трудовых книжках, контрактах, кадровых перемещениях, а также о выплатах заработной платы и других сопутствующих сведений.

Главная задача СКУ – обеспечить эффективное управление человеческими ресурсами, гарантировать компании наличие оптимального количества сотрудников с нужными знаниями и навыками. Системы кадрового учета помогают автоматизировать и упростить рутинные задачи, связанные с управлением персоналом, а также предоставляют более точную и актуальную информацию для принятия решений.

Для чего предназначены системы кадрового учета

Основные функции систем кадрового учета включают в себя:

1. Учет персонала – СКУ позволяют вести учет персонала, включая информацию о каждом сотруднике (ФИО, возраст, образование и другие персональные данные, опыт работы). Они также отслеживают историю карьерных перемещений сотрудников, например, назначения на должности, повышения и перемещения внутри организации.
2. Управление трудовой деятельностью – системы кадрового учета помогают организовать и контролировать выполнение трудовых обязанностей сотрудниками. Они позволяют вести учет рабочего времени, отпусков, больничных. Также в СКУ можно хранить персональные файлы сотрудников, включающие в себя копии трудовых договоров, трудовых книжек и других документов.
3. Управление заработной платой – системы кадрового учета автоматизируют расчеты заработной платы сотрудников, в том числе начисления, удержания и выплаты. Они позволяют автоматически рассчитывать налоги и страховые взносы, а также генерировать отчеты для бухгалтерии и налоговых органов.
4. Аналитика и отчетность – СКУ предоставляют возможность проводить анализ данных о персонале и генерировать отчеты, позволяющие руководству оценить эффективность и производительность сотрудников, а также прогнозировать потребности в персонале. Это помогает принимать информированные решения о найме, обучении и развитии персонала.

Комментарий эксперта. Системы кадрового учета могут быть представлены в виде программного обеспечения, которое устанавливается на сервере организации. Также СКУ могут быть представлены облачными сервисами, к которым можно получить доступ через интернет. В последние годы все большую популярность получают именно облачные системы кадрового учета, так как они обладают рядом преимуществ, включая более низкую стоимость внедрения и обновления, повышенную гибкость и доступность, а также возможность интеграции с другими бизнес-приложениями.

Система кадрового учета – это программное приложение, которое имеет профильные сервисы. модули и расширения

Как выбрать систему кадрового учета

При выборе системы кадрового учета организации нужно учитывать несколько факторов:

• Масштаб и специфика организации – система кадрового учета должна быть адаптирована к конкретным потребностям и процессам в организации. Нужно учитывать ее размер, структуру и особенности. Например, для крупных организаций может потребоваться система с расширенными возможностями аналитики и управления большим объемом данных.
• Интеграция с другими системами – СКУ должна иметь возможность интеграции с другим софтом. Здесь имеются в виду система управления платежами, бухгалтерской отчетностью, проектами. Это позволяет автоматизировать обмен данными между системами и упростить управление бизнес-процессами.
• Безопасность данных – система кадрового учета должна обеспечивать высокий уровень безопасности данных, так как в ней хранится конфиденциальная информация о сотрудниках и организации. Важно, чтобы система имела механизмы защиты данных от несанкционированного доступа, предусматривала хранение резервных копий для предотвращения потери информации.

Использование СКУ может обеспечить множество преимуществ для организации. К таковым относят повышение производительности, сокращение времени на выполнение административных задач, улучшение контроля над ресурсами, повышение качества принимаемых решений и снижение числа ошибок. Все больше компаний внедряют СКУ для улучшения процессов управления своим персоналом.

Разновидности систем кадрового учета

Существует несколько видов систем кадрового учета, которые могут быть использованы организациями в зависимости от их потребностей и бюджета. Выделяют следующие виды СКУ:

• Отдельные программы. Это простые программные решения, которые могут быть установлены и использованы на компьютере в организации. Они включают в себя базовые функции по управлению персоналом, такие как хранение данных сотрудников, учет рабочего времени и начисление заработной платы. Однако они часто ограничены в своих возможностях и не обеспечивают масштабируемость для развития организации.
• Интегрированные системы управления ресурсами предприятия (ERP). Это комплексные информационные системы, включающие в себя возможности учета и управления различными бизнес-процессами. Системы ERP включают в себя модуль учета персонала, который позволяет контролировать трудовые книжки, контракты, оплату труда, отпуска, выполнять оценку производительности и другие кадровые процессы. Такие системы обладают высокой гибкостью и могут быть настроены под конкретные требования организации, но требуют значительных инвестиций на внедрение и обслуживание.
• Облачные СКУ. Это современный вид систем кадрового учета, которые базируются в облаке и доступны через интернет. Эти системы включают в себя широкий спектр функций учета и управления персоналом. Посредством них можно вести учет сотрудников, рабочего времени, осуществлять управление заработной платой, аналитику персонала. Облачные системы кадрового учета обладают рядом преимуществ, среди которых низкие затраты на внедрение и обновление, гибкость, масштабируемость и удобный интерфейс. Они также предлагают высокий уровень безопасности данных и резервное копирование информации.
• Специализированные СКУ. Это системы, специально разработанные для определенных отраслей, обладающие уникальными требованиями в области кадрового учета. Например, для клиник могут быть доступны СКУ, заточенные под учет медицинского персонала и контроль сертификаций на медуслуги. Такие СКУ обычно имеют функции, связанные с требованиями конкретной отрасли, и могут быть интегрированы с другими соответствующими системами.
• Мобильные приложения для кадрового учета. С развитием технологий стало возможным использование мобильных приложений для учета и управления персоналом. Эти приложения позволяют сотрудникам и руководителям получать доступ к различным кадровым функциям, таким как запрос отпусков, учет рабочего времени и выполнение оценок производительности, с помощью мобильных устройств. Мобильные приложения для кадрового учета облегчают процессы и повышают доступность учетной информации.

Комментарий эксперта. Выбор конкретной системы кадрового учета зависит от целей и потребностей организации, а также от ее бюджета и возможностей технической инфраструктуры. Важно провести анализ требований и хорошо изучить предлагаемые решения, чтобы выбрать подходящую систему, которая будет лучше всего соответствовать потребностям организации.

Система позволяет заполнять различные документы, от табелей учета рабочего времени до трудовых договоров

Применение СКУ в разных организациях

Использование систем кадрового учета может быть полезным для любых организаций, независимо от их масштабов и бизнес-моделей. СКУ могут быть использованы в малом, среднем и крупном бизнесе.

Применение СКУ в малом бизнесе

В маленьких организациях, где количество сотрудников ограничено, системы кадрового учета обеспечивают ряд преимуществ и могут значительно улучшить эффективность работы. Выделяют такие возможности СКУ, которые могут быть полезными для малого бизнеса:

• Учет персонала. Системы кадрового учета позволяют вести учет данных о каждом сотруднике, таких как персональная информация, квалификация, оплачиваемое время и другие важные сведения. Это позволяет организовать и хранить всю информацию о сотрудниках в одном месте, что упрощает процессы управления персоналом.
• Управление рабочим временем. Системы кадрового учета предоставляют возможность отслеживать рабочее время сотрудников, включая начало и конец рабочего дня, перерывы и отсутствия. Это помогает контролировать выработку сотрудников, оплату отработанного времени и минимизировать число нарушений трудового расписания.
• Управление заработной платой. Системы кадрового учета облегчают процесс расчета заработной платы сотрудников, включая начисления, удержания и выплаты. Они автоматизируют расчеты, сокращая вероятность ошибок, и позволяют сотрудникам иметь доступ к соответствующим документам и информации о выплатах.

Также системы кадрового учета позволяют с легкостью генерировать различные отчеты, связанные с персоналом. Можно создавать список сотрудников, отслеживать кадровые перемещения, начисления по заработной плате. Это помогает руководству иметь актуальную информацию для принятия бизнес-решений.

Применение СКУ в среднем бизнесе

Системы кадрового учета еще важнее для средних организаций, где сложные структуры и большое количество сотрудников требуют более систематизированного подхода к управлению персоналом. Некоторые специфические возможности систем кадрового учета для средних компаний:

• Управление кадровыми перемещениями. Системы кадрового учета позволяют отслеживать и управлять процессами найма, увольнения и перемещениями внутри организации. Они автоматизируют работу с вакансиями, ведение кандидатской базы данных, подписание трудовых договоров и другие процессы, связанные с кадровыми перемещениями.
• Обучение и развитие. Системы кадрового учета могут быть использованы для управления процессами обучения и развития персонала. Они позволяют отслеживать обучение, проводить оценку знаний сотрудников, планировать развитие карьеры и оптимизировать процессы обучения в организации.
• Использование функционала сотрудниками. Многие системы кадрового учета предоставляют возможность самообслуживания для сотрудников, позволяя им получать доступ к своему учетному листу, заполнять заявления на отпуск и отслеживать свое рабочее время.

Все это облегчает работу отдела кадров и повышает уровень удовлетворенности сотрудников.

Схема подбора кадров и оформления их на работу через систему учета

Применение СКУ в крупном бизнесе

В крупных организациях, где количество сотрудников и кадровых процессов значительно выше, СКУ становятся неотъемлемой частью эффективного управления персоналом. Выделяют такие возможности систем кадрового учета для крупных бизнесов:

• Управление производительностью. Системы кадрового учета включают в себя функции управления производительностью, которые позволяют устанавливать цели для сотрудников, отслеживать достижения. Это позволяет организации определить сильные и слабые стороны персонала, а также разработать планы по развитию карьеры и мотивации сотрудников.
• Аналитика и прогнозирование. Системы кадрового учета предусматривают мощные инструменты аналитики, которые могут помочь в прогнозировании потребности в персонале, определении ключевых показателей эффективности и создании стратегических планов по управлению персоналом. Это позволяет руководству принимать основанные на объективных данных решения и улучшать управление персоналом.
• Работа с разными подразделениями. Системы кадрового учета для крупных организаций способны поддерживать работу с несколькими дочерними предприятиями и филиалами. Они позволяют контролировать все данные организации и управлять ими, обеспечивают независимость и гибкость функционала для каждого структурного подразделения.

Комментарий эксперта. Использование систем кадрового учета в малом, среднем и крупном бизнесе имеет свои особенности и преимущества. Все они способствуют автоматизации и повышению эффективности управления персоналом, улучшению контроля и принятию более обоснованных стратегических решений. Важно выбрать систему, которая лучше всего соответствует требованиям конкретного бизнеса и способствует его росту и развитию.

На схеме показаны процессы прохождения документов через системы кадрового учета

Популярные СКУ

Наибольшей популярностью пользуются следующие системы кадрового учета:

• Контур.Персонал – корпоративное приложение для управления сотрудниками, кадрового делопроизводства, оптимальное для фирм любого размера. Софт от СКБ Контур позволяет вести учет событий, связанных с кадрами, формировать указы, иную документацию, которая касается кадрового делопроизводства.
• Workday HCM – софт позволяет управлять кадровыми процессами в современных фирмах разных размеров, работающих в различных сферах.
• Zoho People – интернет-сервис позволяет управлять всеми кадровыми процессами в одной системе. Zoho People дает возможность привлекать, удерживать, вознаграждать лучших работников фирмы.
• IceHrm – ПО с публичными исходниками, позволяющее управлять сотрудниками в фирмах, централизовать персональные данные о работниках.
• СБИС Управление персоналом – онлайн сервис позволяет управлять сотрудниками, автоматизировать учет рабочего времени. Также сервис дает возможность управлять мотивацией, рассчитывать заработную плату.
• ЭОС КАДРЫ – софт служит для автоматизации работы кадровиков в фирме. ЭОС КАДРЫ позволяет автоматизировать делопроизводство, которым занимаются один либо несколько работников.
• Отдел кадров плюс – софт служит для учета работников, позволяет формировать кадровую документацию в простом пользовательском интерфейсе.
• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения – софт позволяет автоматизировать задачи управления сотрудниками в госучреждениях соответственно с законами РФ.
• EmplDocs – софт служит для электронного документооборота, основан на 1С:Предприятие.
• БОСС-Кадровик – ПО позволяет управлять сотрудниками. Софт сочетает в себе обычный учет кадров и современные методики, связанные с управлением персоналом.

Используя СКУ, компания может значительно повысить эффективность собственной деятельности. Главное – правильно выбрать систему кадрового учета для организации.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)