В конце 2021 года Президентом РФ был подписан Федеральный закон № 377-ФЗ. Он допускает ведение организациями различных электронных документов, описывает общие правила их составления и подписания. Указанный нормативный акт распространяется на и на предприятия, которые используют системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Читайте, что представляет собой КЭДО, какие электронные подписи используются для работы в системе, где и как их получить.
Что такое КЭДО
КЭДО – это кадровый электронный документооборот. Если проще, то это работа в электронном формате с кадровыми документами, которые оформляются при взаимодействии сотрудника и организации, либо претендента на вакансию с потенциальным работодателем. КЭДО частично избавляет от бумажной «волокиты».
Ранее это был лишь эксперимент. Однако уже в конце 2021 года президент принял закон о применении ЭДО в кадрах. Это подтверждает Закон № 377-ФЗ, который был принят 22.11.2021 года.
Внесенные изменения откорректировали Трудовой кодекс РФ, в котором теперь прописаны правила:
- создания документов;
- обмена;
- хранения.
Все это регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Новое законодательство внедрило следующие новшества: определение КЭДО, правила пользования электронным документооборотом в кадрах, правила применения разных видов подписей. Также был сформирован перечень документов, которые не допускается переводить в электронный формат. Эти документы остаются в бумажном формате.
Требования по электронному взаимодействию с работниками, которые работают удаленно, остались прежними. Но при этом государство теперь допускает возможность применения новых положений.
Что изменилось для сотрудников? Сегодня работники могут оформлять и заверять документы с любых гаджетов, где есть доступ к нужным системам и сервисам. К числу документов для ЭДО относят договоры на трудоустройство, приказы и заявления на отпуск или увольнение, а также иную документацию.
В чем плюс
Зачем нужен КЭДО? Этим вопросом изначально задавались многие, пока не протестировали систему и ее возможности. Стоит выделить преимущества для работодателя:
- Экономия. Переход на КЭДО снижает затраты на бумагу и печать различных документов. Также компании не придется закупать в большом количестве канцелярию и оплачивать курьерские услуги по пересылке документов. Крупные компании экономят на аренде помещений, так как не требуется организация архивов.
- Ускорение процессов. Подпись любого документа в КЭДО – это пара кликов. Также такой формат позволяет организовать коммуникацию между отделами. Становится проще обмениваться документами или принимать на работу сотрудников. Таким образом, использование КЭДО сокращает пересылку и обработку документации. Электронный формат не требует затрат на пересылку бумаг.
- Имидж. Сегодня почти невозможно представить компанию, где нет электронного документооборота. Повышается имидж организации как в глазах клиентов, так и партнеров по бизнесу.
Посредством КЭДО удается сделать бизнес-процессы более прозрачными и в то же время простыми. Компания при переходе на такой формат ведения документов избавляется от бюрократии.
Какие же плюсы в использовании? Во-первых, теперь необязательно бегать по офису или предприятию в поисках начальника, чтобы получить подпись. Также КЭДО позволяет оформить заявку на отпуск, оперативно ее подписать, что актуально для сотрудников, которые работают удаленно.
Дополнительные плюсы КЭДО для работников:
- Безопасность данных. Электронные документы в отличие от бумажных не способны потеряться. Все хранится на специальных серверах, передается по защищенным каналам. Посторонние могут получить к ним доступ только при определенных условиях.
- Круглосуточный доступ сотрудника к данным. Работник может в любое время суток заказать расчетный листок или справку.
Многие организации уже перешли на КЭДО, так как преимущества подобной системы заметно превышают недостатки.
Как перейти
Средняя продолжительность перехода на электронный документооборот – не более 3 месяцев. Чтобы переход прошел быстро, нужно:
- Подготовить документы. Сперва руководителям организаций потребуется создать положение, ЛНА и различные соглашения с работниками предприятия. В перечисленных документах важно указать сроки перевода предприятия, сведения о серверах, где будут храниться документы. Дополнительно указывают должности сотрудников.
- Выбрать сервис для кадрового ЭДО. Предпочтение рекомендуется отдавать системам, которые легко совместить с уже работающими программами. Также стоит учитывать интерфейс. Важно, чтобы в нем смогли разобраться как опытные сотрудники, так те, кто недавно устроился.
- Выбрать электронную подпись. Здесь необходимо принять во внимание информационную систему, категории сотрудников.
Посредством КЭДО работники могут не только оформить справку и посмотреть сведения о расчетах заработной платы, но также подать заявление на отпуск. Большинство задач можно выполнить дистанционно.
Комментарий эксперта. Внедрение КЭДО рекомендовано для крупных организаций, у которых есть филиалы в разных городах. Объясняется это тем, что в таких организациях ежедневно формируют, выпускают, пересылают документацию или подписывают ее. Ведение бумажного документооборота в крупных компаниях уже давно нецелесообразно. Также электронный документооборот будет полезен компаниям, сотрудники которых работают удаленно. Такой формат работы позволит отказаться от периодических поездок в офис для подписания документов.
Что стало электронным
После ввода нового закона многие документы, связанные с работой, стали электронным. К их числу относят:
- трудовые договоры и любые изменения, дополнения к нему;
- обходные листы, которые выдают при увольнении сотрудника;
- отзывы сотрудников с отпуска или больничного;
- приказы на выдачу сотрудникам премий или сверхурочную работу;
- уведомление о любых изменениях трудового договора;
- согласие сотрудника на перевод в другой отдел или филиал компании;
- заявления на отпуск, а также графики отпусков и сменности сотрудников;
- табель для учета времени работы сотрудника.
Комментарий эксперта. Это далеко не полный перечень документов, которые можно подписывать удаленно через ЭДО. Сюда также стоит отнести договоры на получение образования без отрыва от работы или с отрывом от трудовой деятельности. Дополнительно допускается подписывать приказы о применении дисциплинарного взыскания. Несмотря на обновленное законодательство, оформлять в КЭДО можно далеко не все документы. Также сотрудник имеет право указать, в каком формате ему удобнее видеть документ.
Что осталось на бумаге
Если говорить о документах, которые не допускается использовать в электронном документообороте, то к ним относят:
- приказы об увольнении сотрудника;
- акты о несчастных случаях;
- документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел профессиональный инструктаж.
Дополнительно нужно отметить, что под действие нового ФЗ не подпадают трудовые книжки и другие документы, в которых есть сведения о работе сотрудника предприятия. В отношении к ним применяют отдельные положения, а именно – статьи 66 и 66.1 ТК РФ.
Подписи в КЭДО
Именно подпись является выражением согласия работника или его ознакомления с теми или иными изменениями в его трудовой деятельности. При использовании КЭДО документы заверяются посредством электронных подписей. Это подтверждено на законодательном уровне в Федеральных законах: ФЗ №407 и ФЗ №377.
Выделяют несколько видов электронных подписей:
- простая;
- усиленная.
Последняя дополнительно делится на квалифицированную и неквалифицированную. У каждой свои особенности и нюансы применения. Стоит рассмотреть подробнее каждый тип электронной подписи.
Простая ЭП
Простая электронная подпись – или ПЭП – всем давно знакомый механизм подтверждения личности, который требует использования логина и пароля, СМС, электронной ссылки. Таким форматом подписи многие пользуются едва ли не на постоянной основе. Главный плюс – ПЭП не нужно специально получать. Ее генерирует площадка, на которой пользователь проходит регистрацию и впоследствии авторизуется.
Один из подвидов ПЭП используется и на государственном портале «Работа России». Недостатком простой подписи является низкая степень безопасности. Все потому, что она генерируется без шифрования, что и делает невозможным ее использование работодателями в любых организациях.
Сотрудник на предприятии может подписывать простой подписью лишь небольшой перечень документации. В основном это документы с минимальным риском. К числу таких относят:
- заявления на отпуск или отгул;
- приказы на выход в офис в выходные или праздничные дни.
А вот договоры на учебу или прием на работу заверять посредством ПЭП нельзя. Также простую подпись не разрешается использовать для заверения приказов об увольнении, согласий на перевод.
Важно понимать, что использование ПЭП потребует составления индивидуального нормативного акта. В нем должно быть отображено, что обе стороны не против применения подобной подписи.
Усиленная неквалифицированная подпись
Главное отличие УНЭП от простой подписи – способ получения. Усиленная подпись создается посредством криптографии, что повышает ее защищенность в несколько раз. Функции УНЭП:
- подтверждение личности подписанта;
- помощь в проверке неизменности содержимого документа.
Неквалифицированная подпись включает несколько ключей, если рассматривать ее структуру. Это открытый и закрытый ключи. Последний шифрует документ, чтобы исключить возможность передачи информации о нем третьим лицам. Открытый ключ отвечает за проверку действительности электронной подписи сотрудника. Именно этот ключ обычно предоставляют контрагенту.
Сегодня УНЭП можно сгенерировать при помощи различных информационных систем. К числу таких стоит отнести, например, Directum HR Pro. Также получить подпись можно через Госключ (государственное мобильное приложение) или в любом удостоверяющем центре.
В КЭДО УНЭП используют чаще в сравнении с простой подписью. Можно сказать, что такая подпись оптимальна для сотрудников, которые заверяют документы через электронный документооборот. При этом и возможностей с УНЭП у них больше. Так, она позволяет подписывать трудовой договор.
Работодателю допускается использовать УНЭП. Однако у него есть ограничения по применению электронной подписи. Не допускается электронное заверение только документа о дисциплинарном взыскании.
Усиленная квалифицированная подпись
УКЭП – самый защищенный формат электронной подписи, который ранее можно было сгенерировать только через аккредитованный удостоверяющий центр. Стоит уточнить, что такая опция доступна и сейчас, просто дополнена другим инструментом: мобильным приложением Госключ.
Особенности УКЭП:
- Легитимность. В отличие от УНЭП усиленная подпись легитимна, что подтверждает ее определение. Поэтому оформлять дополнительные соглашения не нужно.
- Безопасность. УКЭП в КЭДО используют преимущественно руководители, которые представляют работодателя. Они с помощью указанного вида подписи могут подписывать любые кадровые документы. Никаких исключений нет.
- Надежность. УКЭП пригодится персоналу, который оформляет и передает отчетность в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации или Росстат.
Многие компании используют преимущественно УНЭП или УКЭП. В небольших организациях допускается применение простых подписей.
Что такое Госключ
Госключ – специальное мобильное приложение, разработанное и выпущенное Минцифрами. С его помощью пользователь может заверить электронные документы легитимно посредством применения подписи. Также программа помогает сгенерировать оба вида усиленной подписи – УНЭП и УКЭП.
Для генерации подписи потребуется:
- Смартфон.
- Учетная запись на Госуслугах.
- Загранпаспорт нового образца (для УКЭП), который включает биометрические данные.
Также функционал Госключа позволяет использование приложения в КЭДО. Многие используют Госключ для организации массовой выдачи подписей сотрудникам. Главный плюс сервиса в том, что он бесплатный. От сотрудников в организациях, где занимаются оформлением нужных подписей, потребуется только подтвержденная учетная запись на Госуслугах и смартфон.
Но не стоит забывать о нюансах использования Госключа. Нужно отметить, что перечень документов для подписания при помощи Госключа ограничен. С его помощью не получится полностью изменить систему шифрования процессов, которые регулируются кадрами, независимо от возможностей софта.
Заключение
- Организации все больше документов переводят в электронный формат, расширяя возможности КЭДО. Поэтому предпочтение рекомендуется отдавать УНЭП, так как такой формат наиболее целесообразный.
- Получение подписи возможно только через удостоверяющий центр или посредством мобильного приложения Госключ. Если оформлением УНЭП для сотрудников будет заниматься организация, необходимо учитывать, что в будущем потребуется на постоянной основе заказывать подписи для сотрудников, которые только трудоустроились.
- Возможен еще один формат выпуска УНЭП – дистанционный. Чтобы использовать его, необходимо воспользоваться технологией API. С ее помощью можно внедрять разные онлайн-сервисы, наполненные инфосистемами. Некоторые организации уже разработали специальные сервисы, посредством которых можно заказать массовый выпуск УНЭП.
- На данный момент подключение к КЭДО – право работодателя и сотрудника, но не обязанность. Но большинство уверено, что в ближайшем будущем ситуация способна кардинально поменяться и переход на КЭДО будет признан официально.