Согласно законодательству РФ, все трудовые отношения между работником и работодателем должны быть задокументированы. Практически каждое движение документов может быть проверено трудовой инспекцией, а при обнаружении проблем с работодателя взыщут штраф. Документирование движения кадров — сложный процесс, в ходе которого могут возникать вопросы, т. к. он предполагает работу с большим объемом информации.
Читайте, что входит в документирование движения кадров, кто выполняет эту работу на предприятии, какие преимущества дает электронный кадровый документооборот.
Движение кадров: что это?
Под движением кадров понимают прием сотрудников на работу, перевод на другую должность, увольнение, предоставление отпуска, командировки и т. д. Документацию, связанную с движением кадров, принято делить на документы по перемещению персонала, по исполнению должностных обязанностей и по прекращению трудовых отношений.
Совет эксперта. Движение кадров желательно постоянно и тщательно анализировать. Можно рассчитать такие показатели, как общий коэффициент оборота, коэффициент текучести, коэффициент постоянства и т. д. Для каждого есть своя формула. Эти данные помогут понять слабые места в компании и разработать меры по их устранению.
Далее мы рассмотрим основные виды процессов, при которых необходимо документировать движение кадров подробнее.
Причины движения кадров
Обычно причины движения кадров не зависят от работника и выглядят следующим образом:
- Перемены в жизни страны и компании в целом, например, экономический кризис или смена политического строя;
- Изменение структуры компании, которое и вызывает массовые кадровые перестановки;
- Необходимость в замещении вакантных мест;
- Увольнение части людей из-за достижения пенсионного возраста, призыв в армию и по прочим независящим от них причинам.
Также для движения кадров есть и субъективные причины, например, неудовлетворенность персонала в организации труда и режиме работы, отсутствие мотивации, плохой климат в коллективе и т. д. Все это также может сподвигнуть работников на переход в другой отдел/департамент или же на увольнение.
Движение кадров представляет набор следующих видов процедур:
- Повышение или понижение в должности;
- Перемещение на другое равноценное рабочее место;
- Увольнение с предприятия;
- Командирование;
- Отпуск.
Обычно для движения кадров необходимо решение непосредственного руководителя или главы компании. Также в зависимости от вида движения могут потребоваться планы повышения квалификации, штатное расписание, должностные инструкции, личные дела работников, приказы директора, трудовые договора.
Виды внутриорганизационного движения кадров
Рассмотрим подробнее движение кадров внутри компании. Выделяют следующие его виды:
- Движение между подразделениями. Это перемещение работников между цехами, департаментами и прочими подразделениями компании. Основная причина таких передвижений заключается в технологических изменениях в производстве, организационных перестройках, а также в личном решении сотрудника (например, неудовлетворенность работой в конкретном коллективе конкретного отдел)а.
- Межпрофессиональное или квалификационное движение. Это переход к новой профессии в связи с повышением квалификации, личными интересами и т. д. Может осуществляться как в прежнем, так и в новом подразделении компании.
- Переход работников в другие категории. Такое движение кадров включает в себя деление работников на категории (например, рабочие, руководители, служащие и т. д.).
Управление персоналом с точки зрения движения кадров будет выглядеть как совокупность управленческих действий и решений, направленных на удовлетворение потребностей сотрудников и компании. Результат движения кадров в непрерывности процесса приема и увольнения работников, которое еще называют оборотом кадров.
Документы
К основным видам документов, которые сопровождают движение кадров, относятся трудовые договоры и трудовые книжки, приказы о переводе, увольнении, повышении, распоряжения о командировании, приказы о предоставлении отпуска. Рассмотрим эти и другие документы подробнее.
Трудовой договор
Трудовой договор — это документ, в котором описаны взаимные договоренность между работником и работодателем. Он официально закрепляет трудовые правоотношения. Это основной документ, регулирующий движение кадров в компании, т. к. именно благодаря ему в организации появляются новые сотрудники.
Трудовая книжка
Трудовая книжка — это документ, в котором содержатся данные о местах и длительности работы человека в течение его жизни. Трудовая книжка — это основной показатель надежности человека, особенно, если в ней есть долговременные записи. Это значит, что работник может долго работать на одном месте и на него можно положиться. Информацию из трудовой книжки можно использовать для расчета разных показателей.
Разъяснения эксперта: по трудовой книжке можно рассчитать многие показатели. Например, для кадровому персоналу она позволит произвести расчет коэффициента трудового стажа. Этот показатель является основным критерием для расчета пенсии. Коэффициент рассчитывается путем деления количества лет, проработанных человеком, на 30 (для женщин) или на 35 (для мужчин).
Документы о переводе
Документ о переводе, как следует из определения, оформляются в случаях, когда работника перемещают на другое место работы, например, в цех, департамент или филиал. При этом должность и оклад сохраняются, либо меняются. Пример такого документа — приказ, постановление или решение о переводе. Они рассматриваются источниками горизонтального движения сотрудников, т. к. процессов, при которых должность не меняется, изменения касаются лишь места работ человека. Обычно перевод необходим по состоянию здоровья или по заявлению самого работника (например, с целью переезда в другой город, в котором есть филиал компании).
Приказ об увольнении
Приказ об увольнении — это документ, согласно которому трудовые отношения прекращаются. Такие приказы также используются для расчета некоторых показателей, например, для отслеживания коэффициента текучки персонала. Приказ об увольнении — это источник вертикального движения кадров, т. е. согласно нему сотрудник больше не будет числится в штате компании.
Расторжение трудовых отношений может произойти по многим причинам (по соглашению сторон, по истечению срока трудового договора, по инициативе сотрудника или работодателя). Во всех случаях датой увольнения считается последний день работы человека в организации. Документы на увольнение можно составить заранее.
Сотрудник имеет право прекратить трудовые отношения, если предупредит об этом работодателя за две недели до планируемого ухода. Как правило, за это время работодатель находит другого человека на эту должность. Если обе стороны трудовых отношений согласны, то договор может быть расторгнут и до истечения двух недель.
Совет эксперта: обратите внимание, что прекращение трудовых отношений — очень рискованный момент. Если неправильно оформить документацию, то работодателя мгрозит административный штраф, а в отдельных ситуациях и уголовное наказание. Например, нельзя увольнять человека по инициативе работодателя, если первый болеет или находится в отпуске (исключение — ликвидация компании).
Самый частый вид увольнения — это уход по собственному желанию. Такое увольнение происходит по письменному заявлению работника, которое он должен передать своему непосредственному руководителю.
Приказ о повышении
Приказ о повышении — это документ, согласно которому человека переводят на более высокую должность, т. е. должность с большим окладом и расширенным объемом полномочий. Приказ о повышении аналогичен приказу о переводе, однако, разница здесь в том, что в первом случае человек остается в своем отделе или филиале. Такой документ — пример вертикального движения персонала.
Документы по оформлению командировок
Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнение каких-либо поручений. Ключевой момент здесь — это распоряжение руководства. При этом, отказаться от командировки можно далеко не всегда. На это необходимы веские основания, перечисленные в ТК РФ, иначе отказ будет расценен как нарушение трудовой дисциплины.
Совет от эксперта: обратите внимание, что командировка гарантирует сотруднику сохранение рабочего места, оклада, а также компенсацию служебных расходов, например, на проживание и питание.
Перед отъездом работник обязательно должен получить денежный аванс, на который он сможет снять жилье и питаться. Также в некоторых случаях деньги предоставляются и на другие статьи затрат, например, на представительские расходы. Работник обязан предоставлять отчет об израсходованных суммах, включая все квитанции и чеки.
Обратите внимание, что на сотрудников в командировке распространяется обычный рабочий режим. Дни отдыха при возвращении из командировки не компенсируются. Для оформления командировки нужны следующие документы:
- Приказ или распоряжение;
- Командировочное удостоверение сотрудника;
- Служебное задание;
- Отчет о выполнении служебного задания.
Также при необходимости составляются такие документы, как записка-обоснование командировки, журнал выбывающих и возвращающихся из поездки, авансовый отчет об использовании денежных средств.
Все эти документы включаются в процесс документирования движения кадров и должны быть оформлены соответствующим образом.
Оформление отпуска
Согласно ТК РФ, всем работникам компаний предоставляется от 28 календарных дней отпуска. Обычно их делят на два периода по 14 дней, но в некоторых компаниях предоставляют возможность использования сразу всех отпускных дней. Обратите внимание, что во время отпуска сохраняется должность и заработок человека.
Воспользоваться правом на отпуск может сотрудник, который проработал не менее 6 месяцев, однако, этот период может быть сокращен по соглашению сторон, либо при особых обстоятельствах (например, при беременности работника).
Отпуск может быть продлен, если человек заболел, а также в иных случаях, предусмотренных ТК РФ.
При оформлении человека в отпуск необходимы следующие документы:
- Указание о составе графика отпусков;
- График отпусков;
- Приказ о предоставлении отпуска;
- Заявление об отпуске.
Все эти документы составляют часть процесса документирования движения кадров.
Каждый из документов очень важен и имеет особую роль для отдела кадров и бухгалтерии. Например, на основании приказа о предоставлении отпуска бухгалтерия рассчитывает размер отпускных и составляет платежную ведомость.
Заключение
- Сегодня документирование движения кадров может быть практически полностью в электронном виде. Сначала были введены электронные больничные листы и трудовые книжки. Сейчас же можно создавать, подписывать и хранить почти все документы, касающиеся отношений работодателя и сотрудников, в электронном формате без дублирования на бумажном носителе. Это относится к приказам, договорам, заявлениям, ведомостям.
- Документирование движения кадров — важный процесс внутри компании, каждый из этапов которого может быть проверен трудовой комиссией. Чтобы минимизировать риск возникновения проблем относитесь к этому процессу ответственно.